TIETOSUOJASELOSTE

19.1.2021

Tässä selosteessa kerromme, mitä varten käsittelemme henkilötietoja ja mitä oikeuksia sinulla on henkilötietojesi käsittelyn suhteen. Tämä tietosuojaseloste kattaa kaiken verkkosivustomme kautta tai siihen liittyvien palveluiden yhteydessä kerätyn tiedon sekä ne tiedot, joita kerätään ottaessasi yhteyden asiakaspalveluumme sähköpostitse tai sivustomme kautta.

Jatkamalla verkkosivuston ja palveluidemme käyttöä hyväksyt tämän Tietosuojaselosteen.

Rekisterinpitäjä

OMSET Oy

Y-tunnus: 1858182-7

Harjukatu 3, 38200 SASTAMALA

info@omset.fi

www.omset.fi

Puh: +358 500 335577

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

HOTKISS Asiakaspalvelu

asiakaspalvelu@hotkiss.fi

Puhelin: +358 440535577

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeudellinen peruste

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, sopimussuhteeseen ja/tai rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen. Henkilötietojen käsittely voi perustua myös rekisteröidyn suostumukseen, joka muodostaa tällöin soveltuvilta osin käsittelyn oikeusperusteen. Rekisterinpitäjällä on oikeutettu etu harjoittaa asiallista, perusteltua ja laillista myynti- ja markkinointitoimintaa, mukaan lukien tähän liittyvää asiakasprofilointia.

Kerättyjen tietojen kuvaus

Henkilötietoja käsitellään lainsäädännön sallimissa rajoissa asiakkuuden hoitamiseen ja kehittämiseen. Pääasiassa keräämme henkilötietoja tilausten käsittelemiseksi. Rekisterissä käsiteltäviä henkilötietoja voidaan käyttää seuraaviin tarkoituksiin:

• Tilaukset

Tarvitsemme henkilötietoja tilauksen käsittelyssä toimittamista varten sekä asiakasviestintään tilauksiin liittyen (esimerkiksi tilaus- ja toimitusvahvistus). Lisäksi tietoja voidaan käyttää laskutukseen ja perintään liittyviin toimenpiteisiin sekä mahdollisten reklamaatioiden käsittelemiseksi. Maksutiedoista emme tallenna muuta kuin maksutavan ja hinnat mahdollista maksunpalautusta varten.

• Tuotteiden tarjoaminen ja markkinointi

Voimme käsitellä henkilö- ja ostoskoritietoja sekä ostohistoriaa asiakkaan profilointiin, tarjousten, etujen, markkinointitoimenpiteiden ja asiakasviestinnän kohdentamiseksi asiakasta kiinnostavaksi. Henkilötietoja voidaan käyttää myös uutiskirjeen lähettämisen, kilpailuihin ja arvontoihin tai muihin markkinointitoimenpiteisiin osallistumisen yhteydessä.

• Tuotteiden ja palveluiden kehittäminen ja anonyymi raportointi

Voimme käsitellä henkilötietoja parantaaksemme nykyisiä tuotteita ja palvelujamme sekä kehittääksemme uusia. Käytämme kuluttajatutkimuksista ja kuluttajakyselyistä saatuja vastauksia analysoidaksemme asiakkaidemme mieltymyksiä, odotuksia sekä mielipiteitä tuotteistamme, verkkosivuistamme ja palveluistamme. Anonyymejä tietoja käytämme raportointitarkoituksiin. Anonyymejä tietoja ei voi käyttää henkilöiden tunnistamiseen vaan näitä tietoja käytämme kaupallisten tavoitteiden toteutumisen analysointiin. Tällaista tietoa ovat esimerkiksi kävijöiden kokonaismäärät verkkosivustollamme sekä sivustolla käynnin kesto.

• Asiakaspalvelu

Asiakaspalvelumme käsittelee henkilötietojasi ottaessasi yhteyden tähän minkä tahansa kanavan kautta. Voimme yhdistää asiakaspalvelun keräämät tiedot muihin henkilötietoihin, esimerkiksi ostohistoriaan. Näin voimme tarjota mahdollisimman henkilökohtaista ja tehokasta palvelua.

• Laittoman toiminnan havaitseminen ja ehkäiseminen

Joissakin tapauksissa meiltä voidaan edellyttää tietojesi, myös henkilötietojen luovuttamista lain tai määräysten nojalla, kuten esimerkiksi oikeudenkäynnin yhteydessä. Saatamme luovuttaa tietojasi myös haasteen, tuomioistuinpäätöksen tai muun oikeudenkäynnin nojalla, poliisitutkinnan yhteydessä tai viranomaisen pyynnön takia.

Automaattisesti kerättävät henkilötiedot

Kun teet tilauksen tai käyt verkkosivustollamme, voimme kerätä automaattisesti tietoja käynnistäsi. Osa näistä tiedoista voidaan luokitella henkilötiedoiksi. Tällaisia tietoja ovat:

• käytettävä selain, käyttöjärjestelmä, laitemalli, IP-osoite, yhteyden muodostamisaika ja yhteyden kesto
• kirjautuneen asiakkaan käyttäjätilin tunnistetiedot ja rekisteröintipäivä
• sijaintitiedot
• verkkosivut, joiden kautta on siirrytty hotkiss.fi sivustolle
• verkkokäyttäytymiseen liittyvät tiedot verkkosivustollamme (esimerkiksi klikkaukset ja siirtymiset sivulla, käytetyt hakusanat)
• evästeet ja muut tunnistetiedot
• kieli
• markkinointitiedot: edut ja kampanjat sekä niiden käyttö
• ostohistoria yksittäisen tuotteen tasolla sekä ostoskoritiedot
• muut tiedot, jotka kerätään suostumuksesi perusteella

Suoraan kerättävät henkilötiedot

Suoraan kerättävillä tiedoilla tarkoitetaan tietoja, joita asiakkaana luovutat itse meille esimerkiksi tilauksen yhteydessä tai ottamalla yhteyden asiakaspalveluumme. Suoraan kerättäviä tietoja ovat:

• Tilaajan yhteystiedot (nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite sekä mahdollisesti muut vapaaehtoisesti annetut henkilötiedot kuten yritys tai syntymäaika)
• Mikäli tilauksen vastaanottaja on eri kuin tilaaja, vastaanottajan nimi sekä postiosoite
• Tiedot markkinoinnin luvista ja kielloista
• Viestihistoria asiakaspalvelumme kanssa
• Yhteystiedot, jotka annetaan osallistuessa erilaisiin arvontoihin ja kilpailuihin

Henkilötietojen luovuttaminen muille

Henkilötietojasi voidaan luovuttaa lain sallimissa rajoissa Omset Oy:n yhteistyökumppaneille, siinä määrin, kun se on asiakkaan antaman toimeksiannon kannalta tarpeellista. Kolmansiin osapuoliin kuuluvat henkilötietojen käsittelijät ja ainoastaan Omset Oy:n hyväksymät kolmannet osapuolet, joiden avulla saamme suoritettua toimeksiannot ja parannettua asiakaskokemusta entisestään. Käyttäessämme alihankkijoita tai kolmansia osapuolia huolehdimme siitä, että heidän puolellaan henkilötietojen käsittely tapahtuu tietosuojasäännösten mukaisesti.

Erinomaisen asiakaskokemuksemme toteuttamiseksi sekä toimeksiantojen täyttämiseksi, voimme joutua siirtämään henkilötietoja palveluntarjoajan palvelimelle tai resurssien käsiteltäväksi, jotka sijaitsevat EU:n tai sen talousalueen ulkopuolella. Näissä tapauksissa varmistamme, että henkilötietojen siirtoon sovelletaan asianmukaisia sopimukseen perustuvia toimenpiteitä (esimerkiksi sitoutuminen Euroopan komission vakiosopimuslausekkeeseen), että siirrolla on asianmukainen laillinen peruste ja niiden käsittely täyttää lain asettamat salassapito vaatimukset.

Kolmansia osapuolia, joille meidän on välttämätöntä luovuttaa tietoja tilausten käsittelyn vuoksi, on lueteltu alla. Lisäksi markkinointiin, sivustomme kehittämiseen ja analysointiin käyttämämme kolmannet osapuolet on listattu alla. Tämä tietosuojaseloste kattaa tietojesi käytön ainoastaan Omset Oy:n toimesta, tutustuthan myös yhteistyökumppaneidemme tietosuojalausuntoihin.

–       Kuljetusyritykset: Posti

–       Maksupalveluiden tarjoajat: Klarna

–       Verkkokauppajärjestelmä ja tilausten käsittely: WordPress

–       Muut: Facebook, Instagram, Google

Evästeet

Eväste on lyhyt tekstinpätkä tai tiedosto, jonka verkkosivusto lähettää selaimeesi. Se auttaa sivustoa muistamaan käyntisi tiedot. Eväste helpottaa seuraavaa käyntikertaasi ja tekee sivustosta sinulle sujuvamman. Evästeillä on tärkeä rooli sisällön suhteen.

Omset Oy käyttää järjestelmää, joka hyödyntää evästeitä. Niiden avulla esimerkiksi laskemme sivujen kävijämääriä, tehostamme ja kehitämme asiakaspalveluamme ja tuotetarjontaa.

Henkilötiedot sosiaalisessa mediassa

Omset Oy:n sosiaalisen median sivustot, kuten esimerkiksi Facebook, Instagram ja YouTube ovat julkisia. Sivustoille muodostuvat rekisterit sisältävät rekisteröidyn itse julkisuuteen tuomat tiedot, kuten esimerkiksi nimi, arvostelut, sivustotykkäämiset ja –jakamiset sekä kommentoinnit. Emme ole millään tavalla vastuussa sosiaalisen median sivustoille rekisteröityneen käyttäjän henkilötiedoista tai niiden suojaamisesta.

Kun olet meidän kanssamme tekemisissä sosiaalisen median välityksellä voimme kerätä, tallentaa ja säilyttää automaattisesti kerättyä dataa näiden kanavien käytöstäsi. Jos esimerkiksi painat Tykkää-painiketta sosiaalisen median sivuillamme tai merkitset kaverisi julkaisuumme, tallennamme nämä tiedot. Tämä tieto on todennäköisimmin ei-tunnistettavaa tietoa, mutta joukossa voi olla henkilöön yhdistettävissä olevaa tietoa riippuen asetuksistasi ko. kanavalla.

Sosiaalisessa mediassa julkaisemasi sisältö on itse julkistamaasi dataa, joka voi olla yhdistettävissä sinuun sisällön mukaan. Keräämme, tallennamme ja käytämme tätä sisältöä ja muuta sosiaalisen median kanavissamme julkistamaasi tietoa. Saatamme käyttää myös tietoa, jonka olet sallinut sosiaalisen median kanavan jakaa meille tai joka on näiden sivustojen käyttäjäasetustesi mukaan jaettavissa.

Henkilötietojen säilytys

Rekisteriä säilytetään sähköisesti ja suojattuna asianmukaisesti ulkopuolisilta palomuurein, salasanoin ja muilla tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin suojakeinoin. Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta tai lukuun toimivien yritysten työntekijöillä voi olla pääsy rekisterin sisältämiin henkilötietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella. Kaikki työntekijät, joilla on pääsy henkilötietoihin, ovat vaitiolovelvollisia.

Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietoja asiakasrekisterissä, kunnes rekisteröidyn ja asiakkaan välisen asiakassuhteen voidaan katsoa päättyneeksi. Päättymisaika määritetään asiakkaan tekemästä tilauksesta tai viimeisimmästä palvelukontaktista tai yhteenotosta, johon lisätään viisi vuotta. Laskutusperusteena käytettävät tiedot säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan.

Verkkosivuston käyttäjän oikeudet henkilötietojen suhteen

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjän rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti yllä mainitussa osoitteessa. Tarkastuspyyntöä henkilökohtaisesti esitettäessä on asiakkaalla oltava mukana henkilöllisyystodistus. Omset Oy vastaa tietojen tarkastuspyyntöihin kirjallisesti.

Jos asiakkaan tiedoissa on virheitä, asiakas voi esittää rekisterinpitäjälle pyynnön virheen korjaamiseksi. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramarkkinointiin tai markkina- ja mielipidetutkimuksiin ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle.

Asiakkaalla on oikeus poistaa Omset Oy:n käsittelemiä henkilötietoja koska tahansa, lukuun ottamatta seuraavia tilanteita: sinulla on avoin asia asiakaspalvelussa; sinulla on avoin tilaus, jota ei ole vielä kokonaan toimitettu; sinua epäillään palveluidemme väärinkäytöstä tai olet käyttänyt viimeisen neljän vuoden aikana palveluitamme väärin; sinulla on maksamaton velka Omset Oy:lle maksutavasta riippumatta; jos olet tehnyt ostoksia, joudumme säilyttämään ostoon liittyvät henkilötietosi kirjanpitosäännösten perusteella.

Lasten henkilötiedot

Verkkokaupan kautta hyväksymme tilaukset ainoastaan 18-vuotta täyttäneiltä, joten emme tietoisesti kerää lasten henkilötietoja verkkosivustomme kautta.

Tietosuojakäytännön muutokset

Omset Oy pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojalausuntoa.

Viimeksi päivitetty 19.1.2021.